Wystawianie faktur i innych dokumentów sprzedażowych to podstawa prowadzenia praktycznie każdej działalności. Jak usprawnić ten proces i zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów?
1. Program faktura VAT – gdzie i kiedy jest potrzebny?
2. Dlaczego warto zautomatyzować wystawianie faktur?
3. Na co zwrócić uwagę wybierając program do wystawiania faktur VAT?
4. Darmowy czy płatny – który program sprawdzi się lepiej?
5. Jak wybrać najlepszego dostawcę programu do faktur VAT?
Program faktura VAT – gdzie i kiedy jest potrzebny?
Wystawianie faktur to codzienność każdego przedsiębiorcy, niezależnie od tego, czy mamy ich kilka czy kilkaset. Z tego powodu aby ułatwić sobie zadanie, utrzymać jednolitą numerację, a także w razie potrzeby mieć wszystkie dokumenty pod ręką, warto ujednolicić i przyspieszyć ten proces. Wykorzystanie oprogramowania do tworzenia faktur VAT umożliwia nie tylko zachowanie jednego, spójnego wzoru i szybkie podstawianie danych kontrahentów, ale pozwala nam także na przykład na posługiwanie się czytnikami kodów kreskowych podczas nabijania produktów na dokument, co zdecydowanie minimalizuje ryzyko pomyłek. Jeżeli więc prowadzimy własny biznes, zdecydowanie powinniśmy zastanowić się nad poszukaniem odpowiadającej nam opcji.
Dlaczego warto zautomatyzować wystawianie faktur?
Automatyzacja i ujednolicenie wystawiania faktur online pozwala nie tylko na zaoszczędzenie czasu naszego i naszych pracowników. Dzięki zwartej formie łatwo możemy znaleźć pożądaną fakturę, dokonać korekty, a także przygotować jednolity plik kontrolny dla urzędu skarbowego. Dobry program faktura VAT minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów w dokumentach, a przy okazji nie musimy ciągle od nowa wypełniać danych naszych stałych klientów i kontrahentów, co ułatwia obsługę ich zamówień czy też świadczenie usług. Co więcej, warto zauważyć że nie jest to rozwiązanie jedynie dla bardzo dużych firm – na rynku znajdziemy wiele różnych rodzajów oprogramowania do tworzenia faktur i innych dokumentów, w związku z czym z łatwością znajdziemy propozycję odpowiednią dla firmy naszych rozmiarów.
Na co zwrócić uwagę wybierając program do wystawiania faktur VAT?
Podstawową i najważniejszą funkcją, jaką powinien mieć wybrany przez nas software jest możliwość wystawiania różnych rodzajów faktur: VAT, VAT marża, korygujących, cyklicznych, faktur zaliczkowych, umożliwiających odroczenie płatności i tak dalej. Bardzo powszechnie wykorzystywana jest również faktura proforma. Zakres wzorów formularzy powinien być dopasowany do potrzeb naszej firmy, jak i naszych wizji na rozwój w przyszłości. Co więcej, musimy być w stanie łatwo wyszukiwać, przeglądać i drukować konkretne dokumenty, w związku z czym wybrane oprogramowanie musi posiadać łatwe w obsłudze archiwum cyfrowe i możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa. Przydatną funkcją jest także automatyczny odczyt, gdzie wystarczy zeskanować kod aby dana faktura została zaciągnięta do systemu. Nie możemy też zapomnieć o takiej opcji, jak łatwe i szybkie generowanie pliku JPK.
Jeżeli nasza firma bazuje nie tylko na kontraktach w Polsce, ale również tych zagranicznych, ważnym elementem „wyposażenia” programu do faktur powinna być zdolność do odczytywania tych wystawionych przez zagraniczny podmiot – w innym języku. Z tego samego powodu wybrane oprogramowanie powinno umożliwiać nam odczyt różnych typów dokumentów.
Darmowy czy płatny – który program sprawdzi się lepiej?
Gdy dopiero rozpoczynamy działalność lub jest ona niewielkich rozmiarów, naturalnym jest że będziemy szukać oszczędności. Wiele firm umożliwia nam korzystanie z programu do faktur za darmo, najczęściej w formie określonego czasowo trialu lub też do określonej ilości dokumentów w miesiącu. Jest to dobre rozwiązanie, jeżeli faktycznie nie generujemy zbyt dużo faktur, jednak z czasem i tak przyjdzie nam rozszerzyć nasze możliwości w tym zakresie. Korzystanie z próbnych wersji czy darmowego miesiąca to dobry pomysł w kontekście odszukania najbardziej odpowiadającego nam programu, jednak nie wahajmy się przed przejściem na wersje płatne. Zwykle obsługa faktur VAT nie będzie nas kosztować tak dużo, w porównaniu do wartości czasu, jaki musielibyśmy poświęcić robiąc to samodzielnie.
Jak wybrać najlepszego dostawcę programu do faktur VAT?
Wybierając oprogramowanie do faktur powinniśmy przede wszystkim kierować się jakością oprogramowania i jego pozycją na rynku. Aby łatwo wystawiać faktury VAT dobrze jest mieć program, który ciągle się rozwija, jest na bieżąco aktualizowany, a także – w razie potrzeby – jego twórcy są w stanie nam pomóc, gdy będziemy mieć problem natury technicznej. Jeżeli mamy wśród znajomych lub rodziny innych przedsiębiorców, nie wahajmy się podpytać ich odnośnie tego, z jakiego software’u sami korzystają. Możemy również wykorzystać bezpłatne lub trialowe wersje programów aby przetestować, która opcja dostępna na rynku najbardziej nam odpowiada. Dzięki temu zyskamy solidne, pewne narzędzie obsługujące dokumenty sprzedażowe, które zawsze będziemy mieć pod ręką i łatwo damy radę się w nie wdrożyć.
