Aby szybko usunąć puste wiersze w Excelu, zaznacz zakres danych, wybierz Narzędzia główne → Znajdź i zaznacz → Przejdź do → Specjalnie → Puste, a następnie usuń całe wiersze. Metoda zależy jednak od tego, czy wiersze są całkowicie puste, czy zawierają tylko pojedyncze puste komórki. Sprawdź, które rozwiązanie pasuje do Twojego arkusza.
Najważniejsze informacje:
- Przed usuwaniem zapisz kopię skoroszytu.
- Całkowicie puste wiersze można zaznaczyć poleceniem Przejdź do – specjalnie.
- Filtr sprawdza się przy pustych wartościach w konkretnej kolumnie.
- Przy kilku tabelach obok siebie nie usuwaj bezpośrednio całych wierszy arkusza.
- W tabeli sformatowanej jako obiekt Excel wybierz opcję Wiersze tabeli.
Jak usunąć całkowicie puste wiersze?
Ta metoda sprawdza się wtedy, gdy chcesz usunąć wiersze, w których nie ma żadnych danych. Zaznaczenie powinno obejmować wyłącznie analizowaną tabelę, szczególnie gdy w sąsiednich kolumnach lub tabelach znajdują się inne informacje.
Wykonaj następujące czynności:
- Zaznacz cały zakres danych, który chcesz oczyścić.
- Przejdź do karty Narzędzia główne.
- Wybierz Znajdź i zaznacz, a następnie Przejdź do – specjalnie.
- Zaznacz opcję Puste i kliknij OK.
- Na zaznaczeniu kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Usuń.
- Wskaż opcję Przesuń komórki do góry albo Usuń wiersze arkusza, zależnie od układu danych.
Jeśli zakres jest prostą tabelą i nie ma obok niej innych danych, możesz usunąć całe wiersze arkusza. Gdy sąsiednia tabela ma pozostać bez zmian, wybierz przesunięcie komórek do góry lub pracuj na tabeli automatycznej.
Przed użyciem polecenia Usuń sprawdź, czy zaznaczony zakres nie obejmuje danych należących do innych tabel.
Jak usunąć puste wiersze za pomocą filtra?
Autofiltr jest wygodny, gdy puste wiersze można rozpoznać na podstawie jednej kolumny. W przypadku tabeli z datą i wynikiem sprzedaży wystarczy filtrować kolumnę, która powinna być wypełniona w każdym poprawnym rekordzie.
Postępuj według krótkiej instrukcji:
- Zaznacz ręcznie całą tabelę.
- Na karcie Dane kliknij Filtruj lub użyj skrótu Ctrl + Shift + L.
- Otwórz listę filtra w wybranej kolumnie.
- Odznacz wszystkie wartości i pozostaw zaznaczenie przy pozycji (Puste).
- Zaznacz widoczne wiersze i wybierz Usuń wiersz.
- Wyłącz filtr, aby ponownie wyświetlić wszystkie dane.
Ręczne zaznaczenie całej tabeli jest istotne, ponieważ puste wiersze mogą sprawić, że Excel potraktuje dane jako kilka oddzielnych obszarów. Filtr zastosowany tylko do automatycznie wykrytego fragmentu może nie objąć całego zestawienia.
Co zrobić, gdy pusta jest tylko jedna komórka?
Pusty wiersz i wiersz z brakującą wartością to dwie różne sytuacje. Jeśli chcesz usunąć każdy rekord, w którym brakuje wartości w konkretnej kolumnie, filtruj właśnie tę kolumnę, a następnie usuwaj całe rekordy, nie pojedyncze komórki.
Przykładowo, aby usunąć wiersze bez wynagrodzenia:
- włącz filtr w kolumnie Wynagrodzenie,
- pozostaw wyświetlone tylko puste wartości,
- zaznacz widoczne rekordy,
- wybierz usunięcie całych wierszy.
Usunięcie wyłącznie pustych komórek spowoduje przesunięcie danych w jednej kolumnie. W rezultacie wartości mogą przestać odpowiadać pozostałym informacjom w tym samym rekordzie.
Jak chronić dane znajdujące się obok tabeli?
Usunięcie wiersza arkusza obejmuje całą szerokość arkusza, a nie tylko zaznaczoną tabelę. Jeśli po prawej stronie znajduje się podsumowanie, druga tabela albo dodatkowe obliczenia, taka operacja może skasować również te dane.
W takiej sytuacji zaznacz wyłącznie zakres właściwej tabeli i użyj polecenia Przejdź do – specjalnie. Po wskazaniu pustych komórek wybierz Usuń, a następnie Przesuń komórki do góry. Excel uporządkuje wskazany obszar bez naruszania zawartości sąsiednich kolumn.
Tabela automatyczna
Jeszcze bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zamiana zakresu na tabelę Excela. Zaznacz dane, przejdź do Wstawianie → Tabela i potwierdź zakres wraz z informacją o nagłówkach.
Po zaznaczeniu pustych komórek kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz Usuń i wskaż Wiersze tabeli. Usunięcie obejmie wtedy tylko rekordy należące do tego obiektu, a nie całe wiersze arkusza.
Jak usunąć tylko całkowicie puste wiersze?
Gdy tabela zawiera wiersze częściowo wypełnione, samo zaznaczenie pustych komórek może być niebezpieczne. Excel może usunąć także rekordy, które mają tylko jedną brakującą wartość.
Dodaj obok danych kolumnę pomocniczą i wpisz formułę LICZ.PUSTE, obejmującą wszystkie kolumny analizowanego wiersza. Następnie skopiuj ją w dół, odfiltruj najwyższą wartość i usuń wyświetlone rekordy. Liczba pustości równa liczbie kolumn oznacza, że cały wiersz nie zawiera danych.
Po zakończeniu pracy wyłącz filtr i usuń kolumnę pomocniczą, jeśli nie będzie już potrzebna. Częściowo uzupełnione rekordy pozostaną wtedy na miejscu.
Jak usunąć puste wiersze w Power Query?
Power Query warto wybrać wtedy, gdy dane są regularnie importowane z plików lub zewnętrznych systemów. Usunięcie pustych rekordów zostaje zapisane jako krok zapytania i może być powtarzane podczas odświeżania danych.
Aby usunąć całkowicie puste wiersze:
- Zaznacz komórkę w danych i otwórz Edytor Power Query.
- Przejdź do karty Narzędzia główne.
- Wybierz Usuń wiersze, a następnie Usuń puste wiersze.
- Sprawdź podgląd i zatwierdź utworzenie kroku.
Power Query analizuje cały rekord, dlatego nie usuwa wiersza tylko dlatego, że jedna z jego kolumn jest pusta. Przy filtrowaniu pojedynczej kolumny możesz natomiast użyć opcji Usuń puste, aby wykluczyć rekordy z wartością pustą lub null.
W Power Query pusty rekord może zawierać wartości null albo puste teksty. Filtr kolumny i polecenie Usuń puste wiersze nie zawsze oznaczają dokładnie tę samą operację.
Jak usunąć puste wiersze makrem VBA?
Makro jest przydatne przy często powtarzanym czyszczeniu podobnych zakresów. Przed jego uruchomieniem kliknij dowolną komórkę w tabeli, ponieważ procedura może wykorzystać bieżący obszar danych.
W edytorze Visual Basic wstaw moduł i użyj procedury działającej od dołu zakresu. Taki kierunek pozwala usuwać wiersze bez przesuwania indeksów jeszcze nieprzetworzonych rekordów:
Sub UsunPusteWiersze()
Dim zakres As Range
Dim i As Long
Set zakres = ActiveCell.CurrentRegion
For i = zakres.Row + zakres.Rows.Count - 1 To zakres.Row Step -1
If WorksheetFunction.CountA(zakres.Worksheet.Range( _
zakres.Worksheet.Cells(i, zakres.Column), _
zakres.Worksheet.Cells(i, zakres.Column + zakres.Columns.Count - 1))) = 0 Then
zakres.Worksheet.Rows(i).Delete
End If
Next i
End SubProcedura sprawdza każdy wiersz bieżącego obszaru i usuwa tylko te rekordy, w których funkcja CountA nie znajduje żadnej zawartości. Jeśli dane znajdują się obok innej tabeli, bezpieczniej użyć obiektu tabeli i usuwać jej wiersze zamiast całych wierszy arkusza.
Jak zapisać skoroszyt z makrem?
Plik zawierający kod VBA zapisz jako .xlsm, czyli skoroszyt programu Excel z obsługą makr. Format .xlsx nie przechowuje projektu VBA, dlatego przy zapisie Excel może wyświetlić ostrzeżenie o usunięciu makr.
Makro uruchomisz z poziomu edytora klawiszem F5 albo z arkusza za pomocą Deweloper → Makra. Okno wyboru procedury otwiera także skrót Alt + F8.
Warto zapamiętać:
- Przy całkowicie pustych wierszach użyj narzędzia Przejdź do – specjalnie.
- Filtr wybierz wtedy, gdy brak danych ma być oceniany w jednej kolumnie.
- Nie przesuwaj pojedynczych komórek, jeśli chcesz zachować spójność rekordów.
- Przy sąsiednich tabelach pracuj na zaznaczonym zakresie albo obiekcie Tabela.
- Makro i Power Query sprawdzają się przy cyklicznym oczyszczaniu danych.
